Dossier de participation

Constituer le dossier du participant



Pour bien constituer le dossier du participant, veuillez prendre connaissance des modalités suivantes !

 Modalités pour vous inscrire sur un séjour :
1. Pour poser une ou des options, vous pouvez :

- nous contacter par téléphone
ou
- remplir et envoyer le bulletin d’inscription via notre site internet
ou
- nous envoyer le bulletin d’inscription par courrier
L’association s’engage à vous contacter sous 48 h, en cas de places non disponibles ou autre problème liés à l’inscription.


Respectez la date butoir des inscriptions fixée au 1er juin 2019

2. Pour confirmer l’option, compléter le bulletin d’inscription (toutes les rubriques) avec soin, car TOUTES les informations demandées sont fondamentales pour bien traiter votre dossier. Vous pouvez photocopier le bulletin page 61 ou le remplir directement sur notre site internet et le renvoyer par courrier ou par mail. 

•   Indiquer lisiblement toutes les informations demandées (Coordonnées du payeur, prise en charge ALLER et RETOUR). Dans le cas où un vacancier a besoin de soins infirmiers (injections, pansements...) pendant son séjour, merci de nous le préciser sur le bulletin d’inscription et sur la fiche de suivi médicale afin que nous puissions prendre contact avec une IDE (Infirmière Diplômée d’Etat). Il est vivement déconseillé de choisir un séjour avec étape hôtel, car l’intervention d’un infirmier est difficile à mettre en place. Dans le cas où un vacancier a besoin d’une aide «physique» à la toilette nous vous demandons de vous charger de contacter une aide à domicile qui interviendra sur le lieu de séjour. Dans le cas contraire “Brin de Soleil” ne sera pas en mesure de les accueillir.

•    Datez le bulletin et nous l’envoyer sous 8 jours.
Tout bulletin mal complété peut retarder, voire compromettre l’inscription.
Toute rubrique non complété ou ambigüe, n’engage pas la responsabilité de l’association en cas de litiges.


3. Dès réception du bulletin d’inscription, nous enverrons au tuteur ou la personne qui s’engage à régler le séjour le devis et les conditions de ventes signés. 
Vous avez 7 jours, pour nous retourner le devis et les conditions de vente signés.
Après la signature du devis, vous avez encore 7 jours pour nous envoyer un acompte correspondant à 30% du prix du séjour + le règlement de la souscription annulation si vous l'avez souscrite + le montant de la cotisation annuelle de 16 € si celle-ci n’a pas été réglée pour l’année en cours (du 01/01/18 au 31/12/18) pour confirmer l’inscription. Veuillez indiquer sur le devis si vous souhaitez souscrire à la souscription annulation (voir conditions dans la rubrique Conditions Générales). Suite à la réception du devis et des conditions de ventes signés, l’association vous adressera une facture. À l’issue du séjour, si vous souhaitez recevoir une facture acquittée, merci d’en faire la demande.

4. Suite à la réception du devis et des conditions de ventes signés, l’association vous adressera une facture. A l’issu du séjour, si vous souhaitez recevoir une facture acquittée, merci d’en faire la demande.


5. Respecter la date d’échéance fixée 45 jours avant le date de départ pour solder la facture (sinon l’inscription peut être remise en cause).


6. Pour pouvoir accueillir le vacancier, l’association constitue un dossier administratif qui doit comporter les documents suivants :
• La fiche confidentielle de renseignements et la fiche de suivi médical
 fournies par l’association.
• La Carte Vitale (insérée dans l’enveloppe envoyée par Brin de Soleil avec la convocation de départ).


7. Vous recevrez une convocation de transport un mois avant le départ, confirmant les lieux de rendez-vous ALLER et RETOUR et précisant les heures de rendez-vous.
- Pour attester la bonne réception de cette convocation, le coupon réponse doit obligatoirement nous être retourné. Sinon, la responsabilité de l’association ne saurait être engagée en cas de contestation sur les transports. Aucune relance ne sera effectuée par “Brin de Soleil” en cas d’absence de coupon réponse.
- Vous recevrez une enveloppe dans laquelle vous insérerez la carte vitale et vous la rangerez dans les bagages avant le départ.


8. Après le séjour, et uniquement sur demande, via la fiche de renseignements, vous recevrez un bilan de séjour.

 


 

 Conditions générales “Brin de Soleil” 
à part conditions de vente p17 et 18.

LE SEJOUR DU PARTICIPANT
Le participant s’est inscrit sur un séjour de l’association Brin de Soleil. Le descriptif de votre séjour est mentionné sur votre devis et sur le récapitulatif de la brochure.

LE PROGRAMME DU SEJOUR (non exhaustif)
Le descriptif des activités des séjours dans la brochure n’est pas exhaustif. Nous prévoyons une sortie journalière. Des activités non mentionnées sont souvent réalisées suite à des suggestions de vacanciers. Celles-ci sont décrites dans la brochure. Les repas seront préparés par les animateurs, et les adhérents s’ils souhaitent y participer. L’association peut être amenée à modifier voire annuler un séjour (faible effectif c’est-à-dire inférieur ou égal à cinq, surcoût imprévu…). Une solution de remplacement sera proposée. Un remboursement des sommes versées aura lieu si ce remplacement n’est pas satisfaisant. Les deux parties seront ensuite libres de tout engagement. Aucune indemnité ne pourra être réclamée. 

URGENCE PENDANT LE SEJOUR
En cas d’urgence pendant le séjour vous pouvez contacter le Directeur de l’Association, Monsieur PATERNE, au numéro suivant : 06.33.85.86.11.

LE PAIEMENT DU SEJOUR ET LA GARANTIE ANNULATION

1. FACTURATION – PAIEMENT - PENALITÉS
Dès réception du devis et des conditions générales du séjour (par mail ou par courrier), vous avez 7 jours, pour nous retourner ces deux documents signés. Vous disposez ensuite d’un nouveau délai de 7 jours après l’expiration duquel vous devez nous envoyer un acompte correspondant à 30 % du prix du séjour + le règlement de la souscription annulation si vous l’avez souscrite (pour 1 ou 2 semaines : 64 €, pour 3 semaines : 75 € et pour 4 semaines : 90 €) + le montant de la cotisation annuelle de 16€ si celle-ci n’a pas été réglée pour l’année en cours (du 01/01/17 au 31/12/17) pour confirmer l’inscription. 
En cas de non-respect du délai de retour du devis signé, l’association pourra annuler la pré-inscription.
Nous vous informons que le devis signé constitue votre contrat.
 Après retour de ce devis signé à l’association, vous ne bénéficiez pas du délai de rétractation prévu pour les contrats conclus hors établissement. De ce fait, si le devis signé nous est retourné, vous êtes redevable de la somme totale du séjour. 
En cas d’annulation, veuillez-vous référer aux conditions de remboursement paragraphe 2. 
Il est ensuite impératif de respecter la date d’échéance pour solder votre facture. A défaut, l’Association se réserve le droit jusqu’à la date de départ, de ne pas accueillir l’adulte ; puis de saisir un huissier de justice pour avoir paiement des sommes engagées. 
En cas de difficultés dans le paiement, nous contacter. L’Association accepte les chèques vacances. Les démarches auprès de l’ANCV étant très longues, nous vous recommandons de vous y prendre en avance. Aucun règlement par chèque vacances ne sera en toute hypothèse accepté au-delà d’un mois après le début du séjour. 
En cas de non-paiement, un mois après la date de fin de séjour, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due. 
Des pénalités forfaitaires de retard s’élevant à 12 % du prix du séjour pourront être appliquées.

Art R211-9 du code du tourisme: Lorsque, avant le départ du vacancier, l’Association se trouve contrainte d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels du contrat, le vacancier peut sans préjuger de recours en réparation pour dommages éventuellement subis, et après en avoir été informé par tout moyen permettant d’en obtenir un accusé de réception: -soit résilier son contrat et obtenir sans pénalité le remboursement immédiat des sommes versées; -soit accepter la modification ou le voyage de substitution proposé par l’association ; un avenant au contrat précisant les modifications apportées est alors signé par les parties; toute diminution de prix vient en réduction des sommes restant dues éventuellement par le vacancier et, si le paiement déjà effectué par ce dernier excède le prix de la prestation modifiée, le trop perçu doit lui être restituer avant la date de son départ.

2. ADHÉRENT N’AYANT PAS SOUSCRIT À LA GARANTIE ANNULATION 
Si l’adhérent annule son séjour sans avoir souscrit la garantie annulation, les sommes retenues seront calculées suivant la date de réception du courrier d’annulation par « lettre recommandée avec accusé de réception » (et non à la date de l’appel téléphonique) et sur le montant total du séjour dû (cotisation + prix du séjour) à Brin de Soleil, après examen du dossier (se référer au 3.d ci-dessous) : 
- de la date d’inscription jusqu’à 90 jours avant le départ : retenue de 15% 
- entre 89 et 60 jours avant le départ : retenue de 35% 
- entre 59 et 45 jours avant le départ : retenue de 50% 
- entre 44 et 30 jours avant le départ : retenue de 60% 
- entre 29 et 21 jours avant le départ : retenue de 70% 
- entre 20 et 10 jours avant le départ : retenue de 80% 
- moins de 10 jours avant le départ : retenue de 90% 
- le jour du départ : retenue de 100%


Si le montant de l’acompte est insuffisant par rapport à la somme retenue (voir conditions ci-dessus), cette différence vous sera réclamée.

3. ADHÉRENT AYANT SOUSCRIT A LA GARANTIE ANNULATION 
Si l’adhérent a souhaité souscrire la garantie annulation, il sera remboursé dans les conditions ci-après exposées et définies.

a / Montant de la souscription Le montant de la souscription est fonction de la durée du séjour concerné : 64 € pour 1 ou 2 semaines de séjour, pour 3 semaines : 75 € et pour 4 semaines : 90 €.

b / Etendue de la Garantie dans le temps
La garantie prend effet à compter de la date d’inscription (figurant sur le devis) et s’étend jusqu’à la veille du jour de départ en séjour. 
Dès le 1er jour du séjour, même en cas de rapatriement (et quelle que soit la raison du rapatriement), aucun remboursement ne sera effectué.

c / Objet de la Garantie
La garantie a pour objet le remboursement de l’intégralité des frais de séjour réglés, à l’exception du montant de l’assurance et de la cotisation.

d/ Modalités de Souscription 
La garantie annulation sera lors de la réservation du séjour et calculée en fonction de la durée de celui-ci. Elle figurera automatiquement sur le devis de séjour. Si le tuteur ou la personne qui s’engage à régler le séjour, ne souhaite pas souscrire à la souscription annulation, il devra la rayer sur le devis.

e / Cas d’annulation garantis
Le remboursement pourra être mis en œuvre dans les cas où l’annulation justifiée par :
   e - 1/ Le décès
' - du participant lui-même, de son conjoint ou de son concubin, de l’un de ses ascendants ou descendants en ligne directe ;
‘’ – d’un(e) frère, sœur, beau-frère ou belle-sœur, gendre, belle-fille du participant. 
   e - 2/ Une hospitalisation ou un accident corporel subi (certificat médical obligatoire), y compris lors d’un attentat, entraînant l’impossibilité de quitter la chambre pendant une durée minimum de huit jours : - des personnes ci-dessus énumérées à l’exception de celles mentionnées en e-1 ‘’. 
Dans le cas où vous avez souscrit à la garantie annulation et que le motif de l’annulation n’est pas garanti, ex. : refus de partir, le remboursement s’effectuera suivant les conditions mentionnées article 2 ci-dessus.

f / Attention : cas d’exclusion de garantie : 
Les annulations consécutives à une maladie psychique, ou mentale, à une dépression du vacancier, ne pourront permettre la mise en jeu de la garantie souscrite. 
Rappel, le fait pour le vacancier de ne pas se présenter le jour du départ équivaut à une annulation. Aucun remboursement ne sera accordé dans cette situation.

g / Formalités de Déclaration Le participant, ses ayants droits ou tuteurs, sont tenus d’aviser sans délai l’association Brin de Soleil en cas d’annulation du séjour, par lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée du justificatif (certificat médical…). Seule la date de réception et non celle d'envoi pouvant être prise en compte.

4. EXAMEN DU DOSSIER
Pour tout remboursement, un examen du dossier est prévu pour vérifier la cohérence et la concordance des éléments fournis. Après validation du « dossier », le remboursement prévu par les conditions générales interviendra sous 45 jours minimum et dans un délai maximum de 3 mois.

5. RÉSILIATION POUR CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
En cas d’inadaptation majeure des conditions du séjour (l’environnement, le confort, la sécurité du logement…) avec les besoins du vacancier, l’association pourra prendre la décision de ne pas l’accueillir ou de mettre un terme au séjour. L’association remboursera alors 100 % des sommes versées (hors cotisation et assurance). En cas de non-respect des conditions d’inscriptions (exemples : association prévenue après l’inscription d’un besoin d’un fauteuil pour les sorties, de soins infirmiers contraignants, d’impossibilité de monter un escalier, aide à la toilette sans intervention d’une aide à domicile…), ou de comportement du vacancier incompatible avec le maintien en structure collective d’accueil (comportement difficile, diverses violences, mutilation, déviances sexuelles, …) l’association pourra annuler l’inscription ou mettre un terme au séjour, sans remboursement des sommes versées.

Article R211-10 Modifié par Décret n°2009-1650 du 23 décembre 2009 - art. 1 
Dans le cas prévu à l'article L. 211-14, lorsque, avant le départ de l'acheteur, le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l'acheteur par tout moyen permettant d'en obtenir un accusé de réception ; l'acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées ; l'acheteur reçoit, dans ce cas, une indemnité au moins égale à la pénalité qu'il aurait supportée si l'annulation était intervenue de son fait à cette date.
Les dispositions du présent article ne font en aucun cas obstacle à la conclusion d'un accord amiable ayant pour objet l'acceptation, par l'acheteur, d'un voyage ou séjour de substitution proposé par le vendeur.

Article R211-11
Lorsque, après le départ de l'acheteur, le vendeur se trouve dans l'impossibilité de fournir une part prépondérante des services prévus au contrat représentant un pourcentage non négligeable du prix honoré par l'acheteur, le vendeur doit immédiatement prendre les dispositions suivantes sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis : 
-soit proposer des prestations en remplacement des prestations prévues en supportant éventuellement tout supplément de prix et, si les prestations acceptées par l'acheteur sont de qualité inférieure, le vendeur doit lui rembourser, dès son retour, la différence de prix ; 
-soit, s'il ne peut proposer aucune prestation de remplacement ou si celles-ci sont refusées par l'acheteur pour des motifs valables, fournir à l'acheteur, sans supplément de prix, des titres de transport pour assurer son retour dans des conditions pouvant être jugées équivalentes vers le lieu de départ ou vers un autre lieu accepté par les deux parties. 
Les dispositions du présent article sont applicables en cas de non-respect de l'obligation prévue au 13° de l'article R. 211-4

ASSURANCES 
L’association est assurée par la MAIF (Contrat : N°22 62 650 M). Elle dispose d’une assurance responsabilité civile et d’une assurance rapatriement pour uniquement le décès d’un proche ou pour des raisons médicales (justificatif demandé). Aucun frais ne sera demandé auprès de l’adhérent, cependant nous ne pourrons lui rembourser ses frais avancés par rapport à ses journées d’absence.

En cas de dégradation lors du séjour, si le montant de la dégradation est inférieur à la franchise, le vacancier devra rembourser la totalité du préjudice. Si le préjudice est supérieur à la franchise, l’assurance s’appliquera, mais la franchise sera à la charge du vacancier. (Ex. : matelas souillé …).

Rappel, l’association décline toute responsabilité concernant : les pertes, détériorations ou vol d’habillement, d’objets personnels, d’objets de valeurs (téléphones portables, bijoux, appareils photo, lunettes, dentiers, appareils auditifs …) ou d’argent.

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